Se llama
presupuesto (
budget en inglés) al cálculo y
negociación anticipada de los ingresos y egresos de una actividad
económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un
gobierno) durante un período, por lo general en forma anual. Es un plan
de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y
términos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo
ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de
responsabilidad de la organización.
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El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o
instituciones cuyos planes y programas se formulan por término de un
año.
Elaborar un presupuesto permite a las
empresas, los
gobiernos, las organizaciones privadas o las
familias establecer
prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir en
déficit
(que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser
posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un
superávit (los ingresos superan a los gastos).
En el ámbito del
comercio,
presupuesto es también un documento o informe que detalla el coste que
tendrá un servicio en caso de realizarse. El que realiza el presupuesto
se debe atener a él, y no puede cambiarlo si el cliente acepta el
servicio.
sistema total de administración empresarial.
Clasificación de los presupuestos
Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. A
continuación se expone una clasificación de acuerdo con sus aspectos
sobresalientes:
Según la flexibilidad
- Rígidos, estáticos, fijos o asignados:
Algunas veces denominado presupuesto estático, consiste en un solo
plan y no hace reservas para los cambios que puedan ocurrir durante el
período para el cual se ha confeccionado. Se basa fundamentalmente en
que las estimaciones de los pronósticos son correctas. Por ejemplo:
- Si el presupuesto presentado corresponde a un presupuesto fijo. En
él se hace una estimación de la producción trimestral y anual de la
fábrica de confecciones y, también, de las ventas para esos períodos. No
se hace ninguna previsión para considerar posible, cambios en las
cifras de producción o en las estimaciones de ventas como resultados de
cambios en la situación económica del país, de aumento de los precios de
las materias primas, etc. Es decir, considera que no se producirá
cambio alguno.
En el caso de un país cuya economía no es estable, los presupuestos
fijos no son los más recomendables, a menos que cubran un período de
tiempo relativamente corto, Otro ejemplo:
- Las tejedoras pueden hacer un presupuesto fijo para un trimestre,
pues es bastante probable que durante ese período no suba el precio de
la lana.
Sin embargo, si bien es cierto que podemos tener alguna seguridad en
cuanto al costo de las camisas, la venta de ellas presenta más
dificultades. La demanda de este artículo es una variable que las
tejedoras no controlan y que puede sufrir cambios bastante serios. Es
probable que exista mayor demanda durante los meses de otoño e invierno
que en primavera y verano. Además, está sujeta al poder de compra que
tengan las mujeres de la población que, si hay momentos difíciles,
eliminarán o postergarán su adquisición. Por lo tanto, establecer una
estimación de 100 chombas vendidas cada mes es arriesgado, ya que las
razones que determinan esta demanda son más difíciles de estimar y de
prever.De esto podemos sacar como conclusión que los presupuestos fijos
son más aptos para aquellas operaciones en que los rubros que
intervienen no poseen muchas variaciones, como por ejemplo, los costos
de ciertas materias primas cuyos precios son fijos, los sueldos y
salarios que se supone se mantienen constantes durante el tiempo que
dura el contrato colectivo.
También pueden ser utilizados cuando los pronósticos sobre el futuro
de la empresa son altamente confiables. Por ejemplo, los colegios que
tienen una matrícula más o menos fija, los hospitales, cuya demanda está
más o menos calculada. Pero no podrían utilizarse, por ejemplo, en un
fondo agrícola, ya que los pronósticos sobre los resultados de la
cosecha no siempre son confiables. Están sujetos a muchas contingencias
que hacen que el resultado sea a veces impredecible.
Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se
pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran
aceptación en el campo presupuestario moderno. Son dinámicos
adaptativos, pero complicados y costosos. Son los presupuestos que se
elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las
circunstancias que surjan en cualquier momento. Estos muestran los
ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones
manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo
presupuestario de los costos, gastos indirectos de fabricación,
administrativos y ventas.
El presupuesto flexible se elabora para distintos niveles de
operación, brindando información proyectada para distintos volúmenes de
las variables críticas, especialmente las que constituyen una
restricción o factor condicionante. Su característica es que evita la
rigidez del presupuesto maestro – estático – que supone un nivel fijo de
trabajo, transformándolo en un instrumento dinámico con varios niveles
de operación para conocer el impacto sobre los resultados pronosticados
de cada rango de actividad, como consecuencia de las distintas
reacciones de los costos frente a aquellos. Esto significa que se
confecciona para un cierto intervalo de volumen comprendido entre un
mínimo y otro más elevado, dado por el nivel máximo de actividad de la
empresa
Según el periodo que cubran
La determinación del lapso que abarcarán los presupuestos dependerá
del tipo de operaciones que realice la empresa, y de la mayor o menor
exactitud y detalle que se desee, ya que a más tiempo corresponderá una
menor precisión y análisis. Así pues, puede haber presupuestos:
Son los que se realizan para cubrir la planificación de la
organización en el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se
adapta a los países con economías inflacionarias.
- A largo plazo: en lo posible
Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.
Según el campo de aplicabilidad en la empresa
- Presupuesto maestro.
- Presupuestos intermedios.
- Presupuestos operativos.
- Presupuestos de inversiones.
Presupuesto de ventas
Es la predicción de las ventas proyectada por una empresa por un
tiempo determinado que generalmente se planea por un periodo de entre 3 y
10 años; este cálculo se realiza mediante los datos de demanda actual y
futura.
- Investigación de motivación
Se han elaborado técnicas especiales de investigación de mercado, que
se llaman investigación de motivación, para medir la motivación del
cliente. Este enfoque depende en gran parte de las ciencias del
comportamiento, particularmente de la psicología, sociología y
antropología. Muchas compañías requieren que sus vendedores preparen
estimaciones anuales de ventas de los productos, ya que conocen mejor
las condiciones locales y el potencial de los clientes.
Observaciones
La base sobre la cual descansa el presupuesto de ventas y las demás
partes del presupuesto maestro, es el pronóstico de ventas, si este
pronóstico ha sido elaborado cuidadosamente y con exactitud, los pasos
siguientes en el proceso presupuestal serían muchos más confiables, por
ejemplo: El pronóstico de venta suministra los gastos para elaborar los
presupuestos de:
- Producción.
- Compras.
- Gastos de ventas.
- Gastos administrativos.
El pronóstico de venta empieza con la preparación de los estimados de
venta, realizado por cada uno de los vendedores, luego estos estimados
se remiten a cada gerente de unidad. La elaboración de un presupuesto de
venta se inicia con un básico que tiene líneas diversas de productos
para un mismo rubro el cual se proyecta como pronóstico de ventas por
cada trimestre.
Presupuesto de producción
Son estimaciones que se hallan estrechamente relacionadas con el
presupuesto de venta y los niveles de inventario deseado. En realidad el
presupuesto de producción es el presupuesto de venta proyectado y
ajustados por el cambio en el inventario, primero hay que determinar si
la empresa puede producir las cantidades proyectadas por el presupuesto
de venta, con la finalidad de evitar un costo exagerado en la mano de
obra ocupada.
Componentes
- Personal diverso.
- Cantidad horas requeridas.
- Valor por hora unitaria.
Presupuesto de gasto de fabricación
Son estimados de manera directa o indirecta que intervienen en todas
las etapas del proceso de producción, son gastos que se deben cargar al
costo del producto. Es importante considerar un presupuesto de Gastos de
Mantenimiento, el cual también impacta los gastos de fabricación.
Sustentación
- horas-hombre requeridas
- operatividad de máquinas y equipos
- stock de accesorios y lubricantes
Presupuesto de costo de producción
Son estimados que de manera específica intervienen en todo el proceso
de fabricación unitaria de un producto, quiere decir que del total del
presupuesto del requerimiento de materiales se debe calcular la cantidad
requerida por tipo de línea producida la misma que debe concordar con
el presupuesto de producción.
Características
- Debe considerarse solo los materiales que se requiere para cada línea o molde.
- Debe estimarse el costo.
- No todos requieren los mismos materiales.
- El valor coincidir con el costo unitario establecido en el costo de producción.
Presupuesto de requerimiento de materiales
Los
presupuestos de requerimiento de materiales (PRM) son
cálculos de compra de materiales preparado bajo condiciones normales de
producción mientras no se produzca una carencia de materiales esto
permite que la cantidad se pueda fijar sobre un estándar determinado
para cada tipo de producto así como la cantidad presupuestada por cada
línea, debe responder a los requerimientos de producción, el
departamento de compras debe preparar el programa que concuerde con el
presupuesto de producción, si hubiere necesidad de un mayor
requerimiento se tomara la flexibilidad del primer presupuesto para una
ampliación oportuna y así cubrir los requerimientos de producción. Es
importante verificar las variaciones de los mercado internacionales,
para encontrar el mejor punto de compra.
Presupuesto de gastos administrativos
El
presupuesto de gastos administrativos (PGA) es considerado
como la parte medular de todo presupuesto porque se destina la mayor
parte del mismo; son estimados que cubren la necesidad inmediata de
contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando
darle operatividad al sistema. Debe ser lo más austero posible sin que
ello implique un retraso en el manejo de los planes y programas de la
empresa.
Características
Presupuesto financiero
Consiste en fijar los estimados de inversión de venta, ingresos
varios para elaborar al final un flujo de caja que mida el estado
económico y real de la empresa. Comprende:
- Presupuesto de ingresos (el total bruto sin descontar gastos)
- Presupuesto de egresos (para determinar el líquido o neto)
- Flujo neto (diferencia entre ingreso y egresos)
- Caja final.
- Caja inicial.
- Caja mínima.
Este incluye el cálculo de p, también conocido como
erogaciones de capitales.
Presupuesto de caja
Se formula con la estimación prevista de fondos disponibles en caja,
bancos y valores de fácil realización. También se denomina presupuesto
de caja o de efectivo porque consolida las diversas transacciones
relacionadas con la entrada de fondos monetarios (ventas al contado,
recuperaciones de cartera, ingresos financieros, etc.) o con salida de
fondos líquidos ocasionados por la congelación de deudas o
amortizaciones de créditos o proveedores o pago de nómina, impuestos o
dividendos. Se formula en dos periodos cortos: meses o trimestres. Se
puede decir que el presupuesto de caja se basa en el control de estimado
a gastar
Presupuesto de inversiones capitalizables
Controla las diferentes inversiones en activos fijos como son las
adquisiciones de terrenos, construcciones o ampliaciones de edificios y
compra de maquinarias y equipos, sirve para evaluar alternativas
posibles de inversión y conocer el monto de fondos requeridos y su
disponibilidad en el tiempo.con los cuales puedes saber en que tiempo se
requerirá la información para poder saber en que momento tomar las
alternativas más viables para el desarrollo del plan.
Presupuesto público
Son aquellos que elaboran los gobiernos, estados, empresas
descentralizadas, etc., para controlar las finanzas de sus diferentes
dependencias. En estos se cuantifican los recursos que requiere la
operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los
organismos y las entidades oficiales.
Ingresos públicos y su clasificación
Los recursos (ingresos) públicos son las diversas formas de agrupar,
ordenar y presentar los recursos (ingresos) públicos, con la finalidad
de realizar análisis y proyecciones de tipo económico y financiero que
se requiere en un período determinado. Su clasificación depende del tipo
de análisis o estudio que se desee realizar; sin embargo, generalmente
se utilizan tres clasificaciones que son:
Según su periodicidad
Ésta agrupa a los ingresos según la frecuencia con que el fisco los
percibe. Se clasifican en ordinarios y extraordinarios, siendo los
ordinarios, aquellos que se recaudan en forma periódica y permanente,
provenientes de fuentes tradicionales, constituidas por los tributos,
las tasas y otros medios periódicos de financiamiento del Estado. Los
ingresos, extraordinarios por exclusión, serían los que no cumplen con
estos requisitos.
Según el Artículo 14 de Ley Orgánica de Régimen Presupuestario
Venezolano: "Son extraordinarios los ingresos fiscales no recurrentes,
tales como los provenientes de operaciones de crédito público, de Leyes
que originen ingresos de carácter eventual o cuya vigencia no exceda de
tres años y de la venta de activos propiedad del Estado".
No obstante, para efectos de la clasificación presupuestaria, deben
considerarse también como ingresos extraordinarios la existencia del
Tesoro no comprometidas al treinta y uno de diciembre del ejercicio
fiscal anterior al vigente, utilizadas de acuerdo al artículo 17 de la
misma Ley que al efecto establece: "Cuando fuere indispensable para
cumplir con lo dispuesto en el artículo 3º de la presente Ley, en el
presupuesto de ingresos se podrá incluir hasta la mitad de las
existencias del Tesoro no comprometidas y estimadas para el treinta y
uno de diciembre del año de presentación del Proyecto de Presupuesto".
"Esta fuente de financiamiento tendrá carácter de ingreso
extraordinario".
Económica
Según esta clasificación los ingresos públicos se clasifican en
corrientes, recursos de capital y fuentes financieras. Los ingresos
corrientes son aquellos que proceden de ingresos tributarios, no
tributarios y de transferencias recibidas para financiar gastos
corrientes. Los recursos de capital son los que se originan por la venta
de bienes de uso, muebles e inmuebles, indemnización por pérdidas o
daños a la propiedad, cobros de préstamos otorgados, disminución de
existencias, etc.
Las fuentes financieras se generan por la disminución de activos
financieros (uso de disponibilidades, venta de bonos y acciones,
recuperación de préstamos, etc.) y el incremento de pasivos (obtención
de préstamos, incremento de cuentas por pagar, etc.)
Por sectores de origen
Esta clasificación se fundamenta en uno de los aspectos que
caracterizan la estructura económica de Venezuela, donde una elevada
proporción de productos se realizan en actividades petroleras y de
hierro, lo cual implica que la mayoría de los ingresos surgen de las
operaciones ejecutadas en el exterior. Dicha clasificación presenta lo
siguiente:
- Sector externo:
- Petroleros.
- Ingresos del hierro.
- Utilidad cambiaria.
- Endeudamiento externo.
El objetivo de aplicar este análisis es conocer la situación de la empresa y poder desarrollar una estrategia específica de posicionamiento posterior.
